Die 7 Faktoren für ein erfolgreiches Praktikantenprogramm

Was macht ein erfolgreiches Praktikum aus? Diese Frage ist nicht nur für Praktikanten relevant, sondern auch für Arbeitgeber. Schließlich sollte die Beschäftigung von Praktikanten dazu führen, dass sie sich nach ihrem Studium erneut beim Unternehmen bewerben oder ihren Kommilitonen von erstklassigen Erfahrungen berichten und das Unternehmen weiterempfehlen. Bei der Konzipierung von strategischen und nachhaltigen Praktikantenprogrammen ist daher eine Vielzahl von Faktoren zu berücksichtigen, damit Praktikanten am Ende ihrer Beschäftigungszeit auf ein zufriedenstellendes Praktikum zurückblicken können.

1. Aufgabengestaltung

Nichts ist für Praktikanten enttäuschender als ein langweiliges Praktikum. Die inhaltliche Ausgestaltung der Aufgaben und Tätigkeiten spielt daher wohl die wichtigste Rolle. Grundsätzlich geht es für beide Seiten darum, am Ende des Praktikums ein realistisches Bild vom zukünftigen Job geschaffen zu haben. Für die Aufgabengestaltung bedeutet das, dass ein ausreichendes Maß an Autonomie vorhanden sein muss. So sind Praktikanten in der Lage, Aufgaben selbstständig zu bewältigen. Dies erfolgt beispielsweise durch die Übernahme von eigenen (Teil-) Projekten, die sich in der sehr begrenzten Zeit eignen. Darüber hinaus sollten die Aufgaben anspruchsvoll gestaltet werden und die Möglichkeit gegeben sein, eigene Ideen einzubringen.  Damit wird das von Praktikanten erwartete Anforderungsniveau erreicht. Das Praktikum sollte außerdem abwechslungsreich sein und eine hohe Aufgabenvielfalt aufweisen. Dies führt dazu, dass der gewährte Einblick in das Berufsfeld und die Branche deutlich breiter und weniger monoton ist.

2. Lernen

Der Faktor Lernen charakterisiert das eigentliche Wesen eines Praktikums. Studierende absolvieren ein Praktikum als Ergänzung zu ihrem Studium mit der Zielsetzung, im Betrieb etwas zu lernen, was sie durch den theoretischen Teil nicht abdecken. Aber die Einblicke, die Unternehmen während der Praktikumszeit gewähren, unterscheiden sich teils sehr stark in der Tiefe und Breite. Damit die Praktikumszeit den Erwartungen der Praktikanten entspricht, sollten bereits zu Beginn Lernziele vereinbart werden, die aus Sicht der beiden Parteien bis zum Ende des Praktikums erreicht werden sollen/können. Um eine hohe Zufriedenheit zu erreichen, sollten unbedingt die Interessen der Praktikanten für einen Abgleich abgefragt werden. Bei der Konzipierung ist es daher besonders wichtig, sich bereits vorab mit den jeweiligen Fachabteilungen auszutauschen, inwieweit die Inhalte und Tätigkeiten so gestaltet werden können, dass Lernziele individuell vereinbart werden und die Lernkurve aus Sicht der Praktikanten ein zufriedenstellendes Maß erreicht. Zum Faktor Lernen gehört ebenfalls eine gelebte Fehlerkultur. Praktikanten müssen die Möglichkeit bekommen, sich auszuprobieren und Erfahrungen zu sammeln. Dazu gehört auch, dass sie unter Umständen Dinge falsch machen dürfen, ohne dafür die volle Verantwortung übernehmen zu müssen. Im Idealfall wandeln sie diese Erfahrungen durch Feedback in Kompetenzen um.

3. Feedback

Damit sich Praktikanten stetig verbessern und gemachte Fehler sich nicht unbedingt wiederholen, ist laufendes Feedback unabdingbar. Konstruktives Feedback steigert die Wertschätzung der Arbeit von Praktikanten. Für sie wird durch die ständige Rückmeldung ihrer Mentoren deutlich, dass sich jemand ernsthaft mit ihren Themen auseinandersetzt und ihnen Vorschläge macht, wie sie ihre Kenntnisse und Fähigkeiten in Zukunft noch besser einsetzen. Feedback kann außerdem als Einladung zu mehr Eigenverantwortlichkeit betrachtet werden. Praktikanten reflektieren dadurch über die bisherige Zeit und verändern und verbessern ihre Herangehensweise falls notwendig. Ganz elementare Bestandteile von Praktikantenprogrammen müssen daher Zwischen- und Abschlussfeedbacks sein. Zwischenfeedbacks können dabei sowohl laufend von allen Teammitgliedern oder institutionalisiert durch einen Mentor gegeben werden. Sie führen dazu, dass die weitere Entwicklung des Praktikums positiv beeinflusst werden kann. Abschlussfeedbacks sind eine gute Möglichkeit, um über die gesamte Praktikumszeit zu reflektieren. Durch die enge Anbindung an die Praktikantenbetreuung der jeweiligen Fachabteilungen, sind bilaterale Rückmeldungen für Praktikanten ebenso wertvoll. Das Gleiche gilt umgekehrt genauso. Durch ständiges Feedback von Praktikanten erhalten Mentoren die Chance, einen ungefilterten Blick auf ihr Verhalten und ihre Prozesse zu werfen. Zur stetigen Verbesserung bietet es sich außerdem an, das eigene Praktikantenprogramm über eine Befragung ständig zu evaluieren. Dadurch werden Erkenntnisse über die Zufriedenheit der Praktikanten messbar. Der Zeitpunkt der Befragung sollte entweder in der Endphase des Praktikums liegen oder in der Zeit nach dem Praktikum. Praktikantenbetreuung und Personalabteilung haben anschließend gemeinsam die Möglichkeit, die Ergebnisse zu analysieren und für sich zu nutzen. So können Maßnahmen abgeleitet und einzelne Elemente des Praktikantenprogramms korrigiert werden.

4. Teamklima

Da das Praktikum oft die erste berufliche Station von jungen Menschen ist, ist das Teamklima ein maßgeblicher Faktor für die Zufriedenheit. Arbeitgeber steuern diesen Faktor am ehesten, indem sie Praktikanten als vollwertige Teammitglieder betrachten und auf Augenhöhe begegnen. Obwohl Praktikanten nur für eine sehr begrenzte Zeit in Unternehmen tätig sind, wäre es fatal, sie als Mitarbeiter zweiter Klasse zu betrachten. Sie nehmen vielmehr die Einbindung ins Team auf Augenhöhe, beispielweise durch die selbstverständliche Teilnahme an regelmäßigen Meetings, als Wertschätzung entgegen. Darüber hinaus zahlt das Team durch eine freundliche Arbeitsatmosphäre oder die wertschätzende Zusammenarbeit untereinander auf die Zufriedenheit der Praktikanten ein. Auch die Identifikation der Mitarbeiter mit dem eigenen Unternehmen oder das Verhältnis zu Vorgesetzten gibt Praktikanten darüber Aufschluss, ob das kollektiv gelebte Verhalten der Organisation den Wünschen und Vorzügen der Praktikanten entspricht. Der Faktor wird zusätzlich durch Maßnahmen gestärkt, die der besseren internen Vernetzung von Mitarbeitern dienen. Als Beispiel sind hier Tools wie Workdate zu nennen, die automatisiert Mitarbeiter bzw. Praktikanten aus unterschiedlichen Abteilungen und Bereichen auswählen und via Kalendereinladung zu gemeinsamen Mittagessen, Kaffeepausen oder Kicker-Partien einladen. So werden Mitarbeiter und Praktikanten kontinuierlich miteinander vernetzt und der Austausch innerhalb des Unternehmens gefördert.

5. Arbeitszeit

Die Arbeitszeit spielt eine entscheidende Rolle bei der Wahl eines Praktikums. Flexible Arbeitszeiten gehören zum Selbstverständnis moderner Arbeitgeber. Starr reglementierte Arbeitszeiten sind für viele Praktikanten eine gravierende Belastung in ihrer Studienplanung oder ihrer persönlichen Lebensführung. Einzuhaltende Fristen im Studium, unterschiedliche Privatinteressen, wechselnde familiäre Situationen, etwa bedingt durch Kinder oder einen Pflegefall – auf all das nimmt das Angebot von flexiblen Arbeitszeiten auch für Praktikanten Rücksicht. Der Beschäftigungsumfang eines Praktikums muss nicht automatisch bei einer vollen Stelle liegen. Je nach persönlicher oder privater Situation sind Teilzeitangebote sehr spannend und geben im Zweifel den Ausschlag für eine Bewerbung. Entscheidender als eine Vollzeitstelle ist eher die Frage, ob die Gesamtzahl der Stunden ausreicht, die geplanten Lerninhalte in vollem Umfang zu vermitteln. Darüber hinaus hängt die Länge der Arbeitszeit stark mit der Zufriedenheit zusammen. So wirken sich beispielsweise eine höhere Anzahl von vertraglich vereinbarten Wochenstunden oder regelmäßige Überstunden negativ auf die Work-Life-Balance von Praktikanten aus. Für Praktikanten, die ihr Praktikum neben dem Studium absolvieren, sind unter Umständen Seminarzeiten wichtig. Manche wiederum kombinieren ihr Praktikum mit ihrer Abschlussarbeit. Eine Arbeitszeitgestaltung, die soweit möglich auch Studienzeiten berücksichtigt und verlässliche Freiräume ermöglicht, unterstützt enorm. Gerade wenn Studierende wichtige oder dringende Termine im Studium einhalten müssen, sind sie oft auf freie Tage oder Stunden angewiesen. Dafür stehen sie zu anderen Phasen in der Woche evtl. auch länger zur Verfügung und können dann zu Zeiten arbeiten, die sonst schwer abzudecken sind. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann daher bedeuten, dass Praktikanten ausreichend Zeit für ihr Studium haben und dennoch ein gehaltvolles Praktikum absolvieren. Neben dem Angebot der flexiblen Arbeitszeit spielt die Angemessenheit der Arbeitszeit eine wichtige Rolle.  Praktikanten sind durchaus bereit Überstunden zu absolvieren, denn sie sind aus ihrer Sicht ein Ausdruck von gestiegener Wertschätzung. Längere Arbeitszeiten werden ebenso wie ein geringeres Gehalt immer dann akzeptiert, wenn der Lernfaktor überwiegt.

6. Führung und Betreuung

Wie viel Einfluss haben gute Führung und eine intensive Betreuung auf ein erfolgreiches Praktikantenprogramm? Grundsätzlich ist es wichtig, dass Praktikanten eine feste Ansprechperson zugewiesen bekommen. Diese Person übernimmt nicht nur das Mentoring und die (fachliche) Einarbeitung, sondern gibt zudem noch regelmäßiges und konstruktives Feedback. Dadurch ist sie in der Lage, Bedürfnisse, Fähigkeiten und Ziele der Praktikanten zu erkennen und zu fördern. Die Qualität der Führung ist außerdem für eine erneute Bewerbung entscheidend. Sind Praktikanten zufrieden mit dem direkten Vorgesetzten, tendieren sie eher dazu, sich erneut zu bewerben oder den Arbeitgeber weiterzuempfehlen. Doch auch die Hilfsbereitschaft aller Kollegen spielt eine entscheidende Rolle für die Zufriedenheit in Bezug auf das Mentoring. Das bedeutet, dass auch die weiteren Teammitglieder mit der operativen Ausgestaltung des Praktikantenprogramms vertraut gemacht werden müssen, so dass sie ebenso in der Lage sind, ein Verständnis von guter Führung hinsichtlich der Praktikantenbetreuung zu entwickeln.

7. Vergütung

Wie relevant ist die Vergütung für ein erfolgreiches Praktikantenprogramm? Ab wann empfinden Praktikanten die Bezahlung als angemessen? Spielt die Höhe der Vergütung für die Zufriedenheit eine Rolle? Die Vergütung von Praktika wurde durch das in 2015 in Kraft getretene Mindestlohngesetz stark beeinflusst. Das Gesetz findet jedoch keine Anwendung bei Pflichtpraktika und bei allen Praktikumsarten, die nicht länger als drei Monate andauern. In 2017 betrug die Vergütung von Praktikanten in Deutschland durchschtnittlich 1.032,53 Euro. Beachtlich ist dabei, dass knapp 97% aller Praktika in Deutschland bezahlt werden, obwohl nur etwa 47% nach dem Mindestlohngesetz überhaupt vergütet werden müssten. Zusätzliche monetäre Anreize können durch Vergünstigungen oder Essens- bzw. Fahrtkostenzuschüssen in Form von steuerfreien Sachbezügen geschaffen werden. Eine hohe Vergütung garantiert jedoch nicht automatisch eine hohe Zufriedenheit, denn sie lässt nahezu keine Aussage über die Arbeitgeberqualität zu. Außerdem ist zu beobachten, dass sich die Vergütung ab einer gewissen Höhe nicht mehr ausschlaggebend auf die Gesamtzufriedenheit des Praktikums auswirkt. Vielmehr müssen die bisher genannten Faktoren stimmen, da sie einen deutlich höheren Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit haben.

Wer mehr über das Thema Praktikanten in Deutschland erfahren will, sollte sich dazu unbedingt die jährlich erscheinende Studie „Clevis Praktikantenspiegel“ anschauen. Außerdem findet ihr in dem Buch „Personalmarketing in 3D“ weitere Insights von mir, wie man ein erfolgreiches Praktikantenprogramm aufbaut.

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