Freude und Enttäuschung liegen nah beieinander
Wer im Recruiting arbeitet, macht vor allem eins gerne: Einem geeigneten Kandidaten oder einer geeigneten Kandidatin die frohe Botschaft übermitteln, dass sie die auserwählte Person ist, die den Zuschlag für die Stelle erhält und man sich bereits auf die zukünftige Zusammenarbeit freut. Jeder, der das schon einmal auf Arbeitgeberseite tun durfte, weiß, welche Freude(nsprünge) das bei dem Gegenüber auslösen kann. Doch jede Medaille hat bekanntlich zwei Seiten. Jede freudige Nachricht bedeutet auch, dass Dutzend weitere Personen enttäuscht werden müssen, da sie eine Absage für den Job erhalten werden. Doch wie sage ich’s dem Kinde?
Absagen haben Einfluss auf die Arbeitgebermarke
So eine Absage kann frustrierend sein. Schließlich ist mit jeder Bewerbung nicht nur Mühe sondern vor allem Hoffnung verbunden. Nichtsdestotrotz haben Unternehmen durch die Art der Kommunikation die Möglichkeit, bei abgelehnten Bewerbern einen positiven Eindruck zu hinterlassen, indem sie respektvoll mit Bewerbern umgehen und ihnen wertschätzende und persönlich formulierte Absage senden. Im Ergebnis kann das dazu führen, dass sie eher dazu bereit sind, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu bewerben oder das Unternehmen aufgrund der positiven Erfahrung einem Freund zu empfehlen.
Bewerbungen sehen heute natürlich aufgrund des technischen Fortschritts heute anders aus als noch vor fünf oder zehn Jahren. Viele Unternehmen verzichten mittlerweile teilweise oder sogar komplett auf das Anschreiben. Daher beschränkt sich eine Bewerbung häufig im ersten Moment nur noch auf den Lebenslauf. Sollte man sich als Unternehmen also dann noch die Mühe machen und sehr individualisiert auf abgelehnte Kandidaten reagieren? Auf jeden Fall! Am Liebsten sogar persönlich. Natürlich kommt es darauf, wieviel Zeit ich dafür aufwenden kann. Aber jedes halbwegs moderne Bewerbermanagementsystem lässt die Möglichkeit zu, unterschiedliche E-Mail-Vorlagen anzulegen, die wiederum je nach Qualität der Bewerbung individualisiert werden können.
Darüber hinaus spielt Zeit eine große Rolle bei Absagen. Kandidaten erwarten zurecht eine zeitnahe Rückmeldung auf ihre Bewerbung. Das bedeutet nicht, dass die Entscheidung innerhalb weniger Tage herbeigeführt werden muss. Sie möchten aber auf dem Laufenden gehalten werden. Nichtsdestotrotz sollte ich als Arbeitgeber auch keine Monate verstreichen lassen, um meine Absage zu kommunizieren. Anonyme Absagen mit dem Absender “Recruiting Team” oder ähnliches und ohne Nennung des Ansprechpartners sind ebenfalls nicht gerne gesehen.
Wie sieht die perfekte Absage aus?
Der Sinn einer Absage ist, Kandidaten darüber zu informieren, dass das Unternehmen die Bewerbung für die jeweilige Stelle nicht weiter berücksichtigen wird. Je nach dem wie weit jemand bereits im Prozess vorangekommen ist, kann dies umso frustrierender sein. Eine individuelle Absage, die Kandidaten wertschätzend begegnet und im Zweifel sogar motiviert sich in den nächsten Monaten oder Jahren erneut bei dem Unternehmen zu bewerben sollte unbedingt bestimmte Elemente enthalten:
Gelungene Einleitung
Im einleitenden Satz sollte der Dank für die Bewerbung und die Wertschätzung gegenüber der Person zum Ausdruck gebracht werden. Man kann Kandidaten also einerseits für Zeit und Mühe danken…
"Wir möchten uns bei Ihnen ausdrücklich für die Zeit und Mühe bedanken, die in Ihre Bewerbung gesteckt haben."
…und falls zutreffend auf die beeindruckende Qualifikation Bezug nehmen.
"Ihre Bewerbung sowie Ihr bisheriger Lebenslauf haben uns wirklich beeindruckt."
"Wir finden Ihr Profil wirklich außergewöhnlich und sind von Ihrer Qualifikation überzeugt."
Einfühlsame Kommunikation der Absage
Bewerber schätzen Kommunikation auf Augenhöhe. Die Absage selbst ist natürlich schon unangenehm. Da braucht es nicht noch zusätzliche Demütigung seitens des Unternehmens.
Bewerber möchten außerdem den Grund der Absage erfahren. Wer würde das nicht? Ein umfassendes Feedback für jede einzelne Bewerbung ist natürlich kaum zu leisten. Dennoch sind nachvollziehbare Gründe, die den Bewerbern dabei helfen, sich besser einzuschätzen sehr hilfreich. Die Voraussetzung dafür in den Dialog zu kommen, ist natürlich, dass das Unternehmen auch einen Ansprechpartner in der Absage nennt.
Motivierende Impulse und nachhaltige Verbindlichkeit
Bewerber möchten außerdem wissen, ob sie realistische Chancen bei zukünftigen Bewerbungen haben. Das kann natürlich konkret dadurch geschehen, dass die Person ermutigt sich wird, sich in Zukunft erneut zu bewerben.
"Sollten Sie demnächst erneut eine Stelle bei uns entdecken, die zu Ihnen passt, zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben."
Darüber hinaus kann ich gute Kandidaten in einen Talent Pool oder eine Community einladen. Lässt man einen entsprechenden Hinweis aus, vermittelt das den Eindruck, sich besser nie wieder dort zu bewerben.
Motivierende Formulierungen zum Schluss runden eine gelungene Absage ab.
"Wir sind fest davon überzeugt, dass Sie bei Ihrer weiteren Jobsuche erfolgreich sein werden."
"Trotz dieser Absage haben wir keinen Zweifel daran, dass sie bald einen anderen Arbeitgeber von ihrer Qualifikation überzeugen werden."
+++Dieser Beitrag gefällt dir? Dann melde dich jetzt für den Newsletter an. Hier geht es zur Anmeldung!+++
Die Tipps sond teilweise hilfreich und richtig. Es kommt aber sehr darauf an, in welchem Umfeld durch wen und bei wem die gescheiterte Bewerbung erfolgte. Denn nicht zu Unrecht wird auch empfohlen, keine Begründung und erst recht nicht einen Ansprechpartner für den abgewiesenen Bewerber zu nennen. Zu schnell kann eine Gefahrenlage zur vermuteten Diskriminerung nach dem AGG entstehen. In der Mehrzahl der Fälle sollte es dabei bleiben, freundlich abzusagen und nichts weiter zu erläutern. Modernität von HR sollte nicht die rechtliche gebotene Vorsicht überspielen.
Vielen lieben Dank für das Feedback! Die defensivere Haltung mag aus Jurist:innensicht vermutlich die bevorzugte Variante sein. Im Ergebnis gehen mir dann aber auf kurz oder lang die Bewerber:innen aus. Aus Sicht eines Employer Brand Managers ist das also eher ein No-Go, den Namen nicht zu nennen und so reduziert wie möglich zu antworten. Und sagen wir es mal so: Wer nicht diskriminiert, der braucht auch nichts befürchten.
Ich sehe das wie Marcel Rütten. Eine begründete, respektvolle Absage mit Rückgriff auf das Anforderungsprofil zeugt von Wertschätzung gegenüber Bewerber*innen und wird von diesen auch honoriert – gerade nach einem bereits stattgefundenen persönlichen Kontakt. Fehlende relevante Kenntnisse/ Erfahrungen, gezeigte/ beschriebene Vorgehens-/Verhaltensweisen oder auch sachliche Eckdaten wie Kündigungsfristen oder Gehaltsvorstellungen können legitime, nicht diskriminierende Gründe dafür sein, dass ein Kandidat im Abgleich mit Anforderungen und anderen Kandidaten nicht weiterkommt. Natürlich sollte die Person, die die Absage kommuniziert, das AGG kennen und dafür sensibilisiert sein. Ich blicke auf eine langjährige Recruitingerfahrung und viele hundert persönlich/telefonisch begründete Absagen zurück. Ohne rechtliche Probleme, dafür aber oft mit einem dicken Danke-schön von Bewerber*innen.