Vernetzung zum Abbau von Silodenken
Eine gute Vernetzung der Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens ist extrem wichtig. Und zwar nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für jeden einzelnen Mitarbeiter. Der ständige Austausch zwischen Abteilungen oder Bereichen bereichert jede Kultur, denn er verringert Silodenken und fördert den Informationsfluss zwischen verschiedenen Disziplinen. Außerdem trägt eine stärkere Vernetzung dazu bei, die Prozesse und Abläufe innerhalb des Unternehmens verständlicher und transparenter zu machen.
Bei meinem Arbeitgeber gehört die Vernetzung sogar zu den zentralen Werten des Unternehmens mit dem Selbstverständnis, dass dadurch nicht nur das Wissen, sondern auch die Effizienz wächst. Dieser kontinuierliche Austausch muss nicht unbedingt streng formalisiert sein. Oft genügt eine ungezwungene, entspannte und informelle Vernetzung. Nicht umsonst sind es meist die Raucher innerhalb eines Unternehmen, die am besten informiert sind, da sie in regelmäßigen Abständen auf die Kolleginnen und Kollegen andere Abteilungen treffen und somit den Neuesten Tratsch und Klatsch mitbekommen. Da ich als Nichtraucher aber niemanden zum Rauchen animieren möchte, habe ich das Tool Workdate getestet, das ich bereits seit seiner Markteinführung beobachte und viele Jahre eingesetzt habe.
Was ist Workdate und wie funktioniert es?
Workdate wurde bereits 2016 von dem gleichnamigen Startup auf den Markt gebracht und verspricht nichts weniger als den abteilungsübergreifenden Austausch ohne Mehraufwand für Arbeitgeber und Mitarbeiter. Das wollen wir doch einmal sehen!
Die Funktionsweise dahinter scheint auf jeden Fall recht simpel und auf den ersten Blick nachvollziehbar zu sein. Mitarbeiter, die an einem Austausch innerhalb des Unternehmens interessiert sind, registrieren sich auf einer eigens für das Unternehmen eingerichteten Landingpage. Sie geben ihre bevorzugten Uhrzeiten an und welche Formate (z.B. Mittagspause, Kickerpartie, Kaffeepause, etc.) ihnen am ehesten liegen und bekommen anschließend automatisiert regelmäßige Kalendereinladungen in ihr Postfach. Bestätigen sie den Termin, erhalten sie anschließend nach dem Zufallsprinzip den Namen ihres Workdate-Partners. Doch wie sieht die Anwendung in der Praxis aus?
Keine Teilnahme ohne vorherige Registrierung
Zunächst gelange ich auf die Startseite mit der Bitte, mich mit meiner E-Mail-Adresse zu registrieren. Um mich zu registrieren, muss ich mich mit den Datenschutzbestimmungen einverstanden erklären. Ein Blick in die Datenschutzbestimmungen verrät mir, dass Workdate neben meinem Vor- und Nachnamen und meiner E-Mail-Adresse auch meinen Standort, meine Abteilung bzw. den Unternehmensbereich und meine bevorzugte Sprache verarbeitet. Darüber hinaus werden Präferenzen zu den jeweiligen Workdate-Formaten, die Häufigkeit in der ich Einladungen für Workdates erhalten möchte und meine bevorzugten und ausgeschlossenen Wochentage für Workdates gespeichert. OK, alles noch kein Geheimnis – also kann ich meine Registrierung fortsetzen.
Im weiteren Schritt der Registrierung gebe ich nun neben meinem Namen, mein Passwort auch meinen Standort und die Abteilung an. Beides sind auf jeden Fall wichtige Kriterien für die später stattfindenden Matches. Ich will mich ja schließlich nicht jedes Mal mit Leuten aus meiner eigenen Abteilung treffen, sondern mein Netzwerk innerhalb des Unternehmens ausbauen. Mit meinen Abteilungskollegen habe ich schließlich jeden Tag die Möglichkeit, mich auszutauschen. Die Angabe meines Standortes ist ebenso nachvollziehbar, weil ich für ein Workdate ja nicht alle möglichen Standorte meines Unternehmens abfahre.
Damit ist die Registrierung abgeschlossen. Ab sofort erhalte ich also automatisch über Outlook Einladungen zu Workdates mit Kolleginnen und Kollegen, die exakt die selben Präferenzen eingegeben haben. Das wird also vermutlich nicht alle 11 Minuten sein, sondern ist abhängig von der Gesamtzahl der Personen, die angemeldet sind. Ich würde übrigens empfehlen alle Personen innerhalb des Unternehmens einzubeziehen – also von Jobfamilien mit sehr einfachen Tätigkeiten bis zum Vorstand. Das schafft einen Perspektivwechsel und vor allem Augenhöhe! Außerdem kann das Tool insbesondere für neue Kollegen während des Onboardings sehr hilfreich sein, um sich überhaupt ein Netzwerk innerhalb des Unternehmens aufzubauen und mit den neuen Kollegen in Kontakt zu kommen.
It’s a Match!
Die erste Einladung flattert herein. Und zwar anonym. Ich bekomme also eine Terminanfrage, dass ich mit einer Kollegin oder einem Kollegen zum Mittagessen gehe. Ich weiß zwar noch nicht, wer es sein wird, aber ich bestätige den Termin. Ein Paar Minuten später kommt eine Aktualisierung des Termins und das Tool löst auf, wer zugelost wurde. Jetzt können die Workdate-Partner in die Feinabstimmung gehen, wie die gemeinsamen Pause gestaltet werden kann. Die Outlook-Anfrage ersetzt nämlich kein Gespräch und benötigt eine vorherige Absprache, wie das Workdate mit Leben gefüllt wird.
Übrigens wäre es auch möglich, dass das Workdate in der Gruppe stattfindet. Das hängt immer davon ab, welche Präferenzen angegeben wurden. Wenn allerdings jemand zugelost wird, mit dem man absolut nicht kann, gibt es die Möglichkeit das Workdate abzusagen. Solche Last-Minute-Absagen sind aber für alle Beteiligten sichtbar. Ich würde mit solchen Absagen also eher sparsam umgehen. Außerdem sind Doppelbuchungen zwischen Kollegen ausgeschlossen, die bereits ein Workdate hatten. brauche ich keine Angst zu haben, ein- und derselben Person jedes Mal wieder zugelost werden. Erst wenn man alle angemeldeten Kollegen durch hat oder nach sechs Monaten können dieselben Workdate-Partner wieder aufeinander treffen. Das schützt vor Langeweile!
Muss ich mich jetzt ewig an die gemachten Präferenzen halten?
Als Teilnehmer erhalte ich nach Abschluss der Registrierung automatisch Zugang zu einem Login-Bereich, in dem ich meine Zugangsdaten und Terminpräferenzen eigenständig verwalten kann. Wenn ich zu lange inaktiv bin, schickt mir das System außerdem Erinnerungs-E-Mails. Das finde ich ehrlich gesagt ganz praktisch, da ich nicht ständig daran denke, meine zeitlichen Präferenzen im Tool anzupassen und im Zweifel die meisten Einladungen absagen würde. Außerdem wird mein Account automatisch gelöscht, sobald ich das Unternehmen verlasse oder zu lange inaktiv bin. Das ist aus datenschutzrechtlichen Gründen schon einmal wichtig. Ich halte das vor allem aber deswegen für wichtig, damit keine Matches mit inaktiven und ausgeschiedenen Mitarbeitern vom System geplant werden und in der Realität gar nicht stattfinden (können).
What is in it for me?
Warum sollte ich mich als Mitarbeiter an Workdates und somit an einer stärkeren Vernetzung beteiligen? Die Gründe dafür sich als Mitarbeiter an Workdates zu beteiligen sind vielfältig. Ein zentraler Benefit könnte sein, dass ich neuerdings einen guten Draht zu Personen erhalte, die ich vorher vielleicht nicht auf dem Schirm hatte, zu denen ich einfach keinen Zugang gefunden habe oder sie schlicht und einfach gemieden habe. Außerdem können Workdates dazu führen Vorurteile gegenüber Personen oder Abteilungen abzubauen, die vorher entstanden sind. Umgekehrt können Vorurteile natürlich auch bestätigt werden. Das hängt ganz vom Workdate und den teilnehmenden Personen ab. 😉
Aus eigener Erfahrung weiß ich außerdem, dass durch Workdates viele unerwartete Begegnungen und Möglichkeiten entstehen. Hierzu zählen z.B. Entwicklung neuer Ideen, Initiierung von gemeinsamen Projekten, Fahrgemeinschaften, Afterworks, etc.
Ein weiterer wesentlicher Grund sind die Informationen, die ich durch die Workdates erhalte. Je nachdem mit wem ich mich treffe, erhalte ich unterschiedliche Informationen zu Projekten, Prozessen und Personalien. Außerdem lieben wir alle Gossip!
Vernetzung in Zeiten von Corona
Momentan schicken viele Arbeitgeber ihre Mitarbeiter wegen der Corona-Krise ins Home Office. Für viele ist das eine ungewohnte oder sogar völlig neue Situation. Da wird es natürlich schwieriger den persönlichen Kontakt zu Kollegen aufrechtzuerhalten. Aber auch fernab von Corona gibt es natürlich Kollegen, die grundsätzlich vom Home Office aus arbeiten und dadurch der persönliche Kontakt schwieriger möglich ist. Auch standortübergreifend kann die Vernetzung von Mitarbeitern extrem wichtig sein. Hierfür gibt es sogenannte Video-Lunches. Das bedeutet, Workdate wählt Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip aus und organisiert Mittagspausen in einer Video-Konferenz.
+++ Tipp: Workdate bietet das Video Lunch-Tool bis auf Weiteres kostenlos an. +++
Wie hoch ist der Grad der internen Vernetzung?
Jetzt kommt der eigentlich spannendste Teil für alle Zahlenfreaks: Das Admin-Dashboard. Schließlich will ich ja wissen, welchen Beitrag das Tool zur positiven Entwicklung meiner Unternehmenskultur beigetragen hat. Aber welche Kennzahlen und Statistiken liefert mir das Tool dafür?
Im oberen Part des Dashboards sehe ich folgende Kennzahlen, die mir unterschiedliche Fragen beantworten können:
- Registrierte Nutzer: Wie stark konnte ich meine Kollegen für die Anmeldung zu Workdate überzeugen? Wie stark ist die Durchdringung des Tools im gesamten Unternehmen? Ist die Registrierung ein Hindernis?
- Gelöschte Nutzer: Wie viele Mitarbeiter haben ihren Account seit Beginn entweder selbst gelöscht oder sind ausgeschieden?
- Anzahl aktiver Nutzer: Wie viele Mitarbeiter nutzen das Tool auch wirklich und haben bereits an einem Workdate teilgenommen?
- Nutzerkontingent: Wie viele Lizenzen stehen mir insgesamt zur Verfügung? Wann muss ich evtl. nachlizenzieren?
- Nutzer auf der Warteliste: Falls es eine Warteliste gibt, finde ich die Anzahl der Personen hier.
- Anzahl Workdates: Wie viele Workdates haben seit Einführung des Tools stattgefunden? Wie hoch ist der Beitrag des Tools zur Verbesserung meiner Unternehmenskultur?
- Zusagerate: Sind die gemachten Zeitpräferenzen realistisch? Können sich Mitarbeiter auch Zeit einräumen für Vernetzung?
- Last-Minute-Absagen: Wie ernst nehmen es meine Kolleginnen und Kollegen mit der Vernetzung? Wie viele Absagen wurden erteilt nachdem der Name des Wirkdate-Partners sichtbar wurde?
Außerdem kann ich mit diesen Kennzahlen feststellen, welche Abteilungen, Bereiche oder Standorte sich stärker beteiligen.
Fazit
Workdate ist „fast & simple“. Die Einrichtung des Tools ist in wenigen Minuten erledigt, das Design kann an das Corporate Design angepasst werden und der Prozess der Vernetzung läuft vollautomatisiert ab und erfordert keine zusätzlichen Ressourcen in HR. Außerdem ist der Ablauf für jeden Mitarbeiter schnell verständlich und der Mehrwert fürs Unternehmen schnell zu erkennen.
Was ich mir aus der HR Perspektive noch wünschen würde, wäre ein Dashboard mit mehr grafischen Elementen, in dem ich bestimmte Zeiträume eingrenzen kann, um die Anstrengungen meiner internen Kommunikation besser nachhalten zu können. Außerdem fehlt mir eine Exportfunktion, um die Auswertungen auch anderen Führungskräften verfügbar zu machen.
